Bạn có từng rơi vào tình huống này không: làm việc quần quật cả ngày, nhìn lại đồng hồ đã 7 giờ tối, vậy mà danh sách công việc vẫn còn dang dở một nửa? Bạn không lười, chỉ là bạn chưa làm việc đúng cách.
Hãy nhớ: trong thời đại mà mỗi giây đều đáng giá, làm việc chăm chỉ không bằng làm việc thông minh. Dưới đây là 7 chiến lược đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để giúp bạn làm việc nhẹ nhàng hơn, thông minh hơn – và vẫn về nhà đúng giờ, đầu óc thư thái.
- Nghỉ ngơi ngắn – Bí quyết nhỏ cho năng suất lớn
Nghe có vẻ ngược đời: nghỉ ngơi để làm việc hiệu quả hơn? Nhưng đó là sự thật. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng não bộ con người chỉ có thể duy trì sự tập trung sâu trong khoảng 25-45 phút. Sau đó, chúng ta cần nghỉ để nạp lại năng lượng.
Phương pháp Pomodoro – kỹ thuật làm việc nổi tiếng – khuyên bạn nên làm việc 25 phút rồi nghỉ 5 phút. Sau 4 phiên như vậy, nghỉ dài 15-30 phút. Rất nhiều lập trình viên, nhà sáng tạo và doanh nhân đã áp dụng phương pháp này để "hack não" hiệu quả.
Đừng chờ đến khi mệt rã rời mới nghỉ. Chỉ cần đứng dậy, vươn vai, uống cốc nước, nhìn ra cửa sổ vài phút – bạn sẽ ngạc nhiên với khả năng tập trung sau đó.
- Xây dựng “nghi lễ” cho mỗi ngày làm việc
Bạn muốn ngày làm việc hiệu quả? Hãy bắt đầu và kết thúc ngày đó một cách có chủ đích. Thay vì thức dậy và ngay lập tức cầm điện thoại, hãy dành 15 phút để thiền nhẹ, tập vài động tác giãn cơ hoặc đơn giản là viết xuống 3 điều bạn muốn hoàn thành hôm nay. Jack Ma từng chia sẻ, ông dành buổi sáng sớm để đọc sách và đi bộ trước khi bước vào lịch trình kín mít. Điều đó giúp ông “cài lại não” và khởi động tư duy trước khi giải quyết những vấn đề lớn.
Trước khi ra về, hãy dọn dẹp bàn làm việc, sắp lại giấy tờ, tắt máy tính gọn gàng – giống như “đóng cửa văn phòng” để báo cho não bộ biết: "Công việc đã xong". Điều này giúp bạn dễ tách bạch giữa công việc và cuộc sống cá nhân, từ đó ngủ ngon và giảm stress.
- Có thời gian "miễn nhiễm làm phiền" – Hãy bảo vệ sự tập trung của bạn
Sự xao nhãng là "kẻ cắp thầm lặng" của hiệu suất. Mỗi khi bạn bị ai đó gọi, một tiếng điện thoại reng, hay chỉ là cái thông báo “ting ting” từ Facebook, não bạn cần đến 25 phút để quay lại trạng thái tập trung như cũ. Vì vậy, hãy chọn một khung giờ trong ngày – ví dụ từ 9h đến 11h sáng – để hoàn toàn "cách ly" khỏi những gián đoạn. Tắt thông báo điện thoại, đóng cửa phòng, treo biển “đang tập trung” nếu cần. Trong một cuộc khảo sát thực tế, một nhân viên thiết kế từng chia sẻ rằng chỉ bằng cách đặt ra “giờ vàng không bị làm phiền” mỗi sáng, năng suất của cô tăng gấp đôi, và deadline không còn là nỗi ám ảnh.
- Kiểm soát email và mạng xã hội như một nhà quản lý chuyên nghiệp
Bạn có đang mắc "căn bệnh lướt mạng 5 phút – mất tập trung cả giờ"? Mạng xã hội và email là những cái bẫy ngọt ngào, khiến bạn tưởng mình vẫn đang làm việc trong khi thực ra đang… lang thang. Cách làm đúng là: Tắt tất cả thông báo không cần thiết; Dành 2 khung giờ cố định mỗi ngày để kiểm tra email (ví dụ: 9h30 sáng và 3h chiều); Dùng tính năng “Focus Mode” trên điện thoại để chặn các app gây xao nhãng.
Mẹo nhỏ: Nếu công việc yêu cầu trả lời nhanh, hãy dành riêng một thiết bị (như máy tính bảng) để kiểm tra mail, thay vì dùng chính điện thoại cá nhân.
- Chỉ cần 3 việc mỗi ngày – Danh sách “Top 3” ưu tiên
Chuẩn bị trước việc lên kế hoạch là điều bắt buộc nếu bạn muốn mọi thứ được thực hiện. Dù đã lên danh sách việc cần làm, hãy làm danh sách chỉ 3 việc quan trọng nhất bạn cần thực hiện. Bằng cách giới hạn danh sách của bạn chỉ còn ba ưu tiên, danh sách trở nên dễ quản lý và không khiến bạn có cảm giác bị quá tải. Hoàn thành "Top 3" này trước buổi trưa, bạn sẽ có cảm giác làm chủ được công việc và tinh thần tích cực hơn cả ngày.
- Lên kế hoạch – Nhưng phải thú vị và truyền cảm hứng
Lập kế hoạch không phải là việc khô khan. Bạn có thể biến nó thành nghi thức sáng tạo và thư giãn mỗi sáng đầu tuần. Nếu thích viết tay, bạn có thể dùng các cuốn sổ planner; trang trí bằng bút màu, sticker sẽ khiến bạn thêm cảm hứng để tuân thủ kế hoạch. Còn nếu là một tín đồ công nghệ, hãy thử các công cụ bảng tính, chúng sẽ giúp bạn sắp xếp công việc khoa học và cụ thể. Mỗi sáng thứ Hai, dành 15 phút để lên kế hoạch cho cả tuần. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy thói quen nhỏ, nhưng tác động cực lớn.
- Dọn dẹp không gian làm việc
Sắp xếp các folder trên máy của bạn có hệ thống sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Sử dụng dán nhãn cho Gmail hay các folders trên Outlook cho các lá thư của bạn. Hãy làm cho mọi thứ gọn gàng và rõ ràng. Tìm hiểu cách sử dụng phím tắt thay vì quá ỷ lại vào con chuột.
Ngoài sắp xếp không gian làm việc trực tuyến, hãy giữ ngăn nắp cho phòng làm việc của bạn. Có thời gian cố định trong tuần (như chiều thứ 6) để loại bỏ những tài liệu không cần thiết, hay phân loại giấy tờ. Khu vực làm việc gọn gàng sẽ cải thiện tình trạng tập trung.
Bạn không cần làm nhiều hơn, bạn cần làm tốt hơn. Hãy bắt đầu từ hôm nay – nghỉ ngơi đúng lúc, chọn 3 việc quan trọng, đặt ranh giới cho sự tập trung và biến công việc thành một hành trình dễ chịu hơn.
Trang Đào (Tổng hợp)
Vì sau tất cả, bạn không phải cỗ máy. Bạn là con người – và bạn xứng đáng được làm việc một cách thông minh, nhẹ nhàng và hạnh phúc.
