Sau một thập kỷ số hóa quy trình, doanh nghiệp bước vào bài toán mới khi AI không chỉ hỗ trợ nhân viên mà còn có thể trực tiếp thực hiện công việc. Base.vn đặt cược vào sự thay đổi này với kiến trúc Base 2.0.
Nếu giai đoạn 2016 đến 2026 là thời kỳ doanh nghiệp đưa giấy tờ, bảng tính và quy trình lên phần mềm, sự phổ biến của AI đang mở ra một bài toán khác. Nhân viên có thể dùng AI để viết báo cáo, phân tích dữ liệu hay soạn hợp đồng trong vài phút, song những công cụ hoạt động riêng lẻ cũng có nguy cơ khiến công việc phân mảnh hơn nếu không kết nối với hệ thống vận hành chung.
Đây là vấn đề mà Base.vn muốn giải quyết thông qua Base 2.0, nền tảng được giới thiệu tại Enterprise AI Summit 2026. Theo số liệu doanh nghiệp công bố, sự kiện tại Hà Nội ghi nhận 10.028 lượt truy cập thư mời AR, hơn 2.000 lượt đăng ký dù chỉ phát 800 thiệp mời chính thức, với gần 1.000 lãnh đạo doanh nghiệp tham dự trực tiếp.
Phía sau sự quan tâm này là câu hỏi lớn của ngành phần mềm doanh nghiệp. Nếu trước đây phần mềm được xây dựng để giúp con người làm việc tốt hơn, điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp có thêm một lực lượng lao động mới là AI?
Từ phần mềm cho con người đến hệ thống dành cho AI
Theo ông Phạm Kim Hùng, Chủ tịch kiêm nhà sáng lập Base.vn, AI Agent đặt ra yêu cầu khác với phần mềm truyền thống. Nếu SaaS chủ yếu được thiết kế xoay quanh giao diện để con người nhập liệu, bấm nút và theo dõi công việc, AI cần một hệ thống dữ liệu có cấu trúc cùng khả năng xử lý ngữ cảnh.
“Cái AI Agent cần nhất không phải là một giao diện bấm nút, mà chính là một hệ thống dữ liệu được cấu trúc một cách hoàn chỉnh và hệ thống xử lý ngữ cảnh hiệu quả”, ông Hùng nói.
Đây cũng là lý do Base.vn lựa chọn xây dựng lại nền tảng thay vì đơn thuần bổ sung tính năng AI. Với kiến trúc mới, doanh nghiệp hướng tới việc giao nhiệm vụ cho AI Agent tương tự một nhân sự, có tài khoản, quyền truy cập và phạm vi công việc riêng.
Base 2.0 được thiết kế theo kiến trúc hướng dịch vụ, hay Service Oriented Architecture (SOA). Thay vì để các ứng dụng hoạt động như những hệ thống tương đối độc lập, nền tảng hướng tới chuẩn hóa các dịch vụ theo đầu vào, đầu ra và mục tiêu, qua đó giúp dữ liệu được kết nối giữa nhiều quy trình.
Ông Hùng cho biết Base sẽ chuyển từ một hệ thống phần mềm thành tập hợp các dịch vụ vận hành. Theo cách tiếp cận này, một nhân viên hay AI Agent đều có thể được cấp tài khoản để tham gia xử lý công việc.
Một ví dụ được Base.vn đưa ra là khi lãnh đạo duyệt đơn công tác, AI có thể truy vấn dữ liệu từ các dịch vụ khác để cung cấp thêm thông tin về lịch sử công tác, kết quả kinh doanh của nhân viên. Thay vì chỉ xử lý yêu cầu trước mắt, hệ thống có thể bổ sung ngữ cảnh giúp người quản lý cân nhắc quyết định.
Một thay đổi khác là việc đưa toàn bộ nhiệm vụ từ các ứng dụng như Flow, Request, Office hay CRM về một hòm thư tác vụ tập trung. Theo ông Trần Tuấn Anh Nghĩa, Phó tổng giám đốc Base.vn, mục tiêu là giúp nhân viên và lãnh đạo xử lý công việc tại một nơi, thay vì phải chuyển qua nhiều ứng dụng.
Ở cấp độ vận hành, Base.vn giới thiệu khả năng để doanh nghiệp tự cấu hình quy trình, giao một số bước cho AI Agent thực hiện. Ví dụ trên văn bản, AI có thể nhận diện phần nội dung lãnh đạo khoanh trên văn bản để chuyển thành nhiệm vụ. Với công cụ Meeting, hệ thống có thể ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản, phân tích nội dung cuộc họp rồi tạo và giao việc.
Những tính năng này cho thấy hướng phát triển của phần mềm doanh nghiệp đang dịch chuyển từ lưu trữ thông tin sang hỗ trợ thực thi công việc. Tuy nhiên, khả năng tự động hóa thực tế còn phụ thuộc vào độ chính xác của AI, chất lượng dữ liệu đầu vào và cơ chế kiểm soát của từng doanh nghiệp.
Năng suất tăng 50%, hiệu quả đến đâu?
Tại sự kiện, Base.vn đưa ra một số số liệu về hiệu quả vận hành từ các giải pháp của mình. Với các ứng dụng của mình, Base.vn cho biết thời gian tính lương hàng tháng tại một trường hợp triển khai đã giảm từ 10 ngày xuống còn 2 ngày nhờ tập trung dữ liệu, kết hợp AI phát hiện bất thường và giải đáp thắc mắc về công lương.
Ở mảng CRM, Base.vn cho biết sẽ rút ngắn ít nhất 30% thời gian triển khai và thời gian khách hàng nhận được giá trị đầu tiên. Doanh nghiệp cũng giới thiệu khả năng chuyển dữ liệu hội thoại bán hàng thành dữ liệu vận hành, phục vụ chấm điểm khách hàng tiềm năng và tối ưu quảng cáo.
Theo một số khách hàng nhận định tại sự kiện, việc sử dụng Base.vn khiến năng suất công việc chung tăng 50%, tốc độ phê duyệt tài liệu tăng 2 đến 3 lần, thời gian kiểm tra và xử lý thủ công giảm 80%.
Các chỉ số này phản ánh bài toán mà những nền tảng AI doanh nghiệp cần giải quyết. Giá trị không chỉ nằm ở việc AI tạo ra nội dung nhanh hơn, mà ở khả năng rút ngắn toàn bộ quy trình từ tiếp nhận thông tin đến hoàn thành công việc.
Rõ ràng nếu AI Agent có thể đảm nhận một phần công việc của nhân viên, mô hình thu phí phần mềm theo số lượng tài khoản cũng có thể chịu sức ép thay đổi. Các nhà cung cấp sẽ phải cân nhắc cách định giá dựa trên mức độ sử dụng, khối lượng tác vụ hoặc năng lực vận hành mà khách hàng nhận được.
Với Base.vn, kiến trúc dịch vụ mở ra khả năng để doanh nghiệp tự xây dựng ứng dụng và AI Agent phù hợp với quy trình riêng. Tuy nhiên, mức độ giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp còn tùy thuộc khả năng kết nối, chuyển dữ liệu và vận hành các ứng dụng bên ngoài hệ thống.
Một vấn đề khác là trách nhiệm khi AI được trao quyền thực hiện công việc. AI có thể hỗ trợ xử lý đơn từ, phân tích dữ liệu hay tạo biên bản họp, song doanh nghiệp vẫn cần cơ chế phân quyền, lưu vết và phê duyệt đối với những quyết định quan trọng.
“Một hệ thống được xây dựng với sứ mệnh giúp con người thực sự làm ít hơn (Do less) để dành nhiều thời gian hơn cho những giá trị thực sự của con người (More time for being human)”, ông Trần Tuấn Anh Nghĩa, Phó tổng giám đốc Base.vn cho biết.
Với Base 2.0, cuộc cạnh tranh phần mềm doanh nghiệp vì thế không chỉ còn nằm ở số lượng tính năng. Thách thức lớn hơn là xây dựng được kiến trúc đủ khả năng kết nối dữ liệu, điều phối AI Agent và chứng minh hiệu quả vận hành trong thực tế./
Vũ Hoàng
