Sau các góc nhìn về chính sách và phản ứng của thị trường, một thực tế dần trở nên rõ ràng: để hệ thống định danh bất động sản vận hành hiệu quả, yếu tố quyết định không nằm ở công nghệ hay các quy định mới, mà ở chính nơi xử lý, quản lý dữ liệu gốc và Văn phòng đăng ký đất đai.
“Mã Giấy chứng nhận” không phải là thủ tục mới
Trao đổi với phóng viên Đời sống & Pháp luật, đại diện Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội cho biết, thuật ngữ pháp lý chính xác là mã Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, được quy định tại Thông tư 10/2024/TT-BTNMT.
Hiện nay, trên Giấy chứng nhận tồn tại ba yếu tố quan trọng nhằm bảo đảm tính xác thực và hỗ trợ tra cứu thông tin. Thứ nhất là mã QR, cho phép người dùng nhanh chóng kiểm tra dữ liệu điện tử thông qua thiết bị thông minh. Thứ hai là mã Giấy chứng nhận gồm 12 ký tự chữ và số, đóng vai trò định danh duy nhất cho từng giấy tờ. Cuối cùng là số phát hành (số seri), được sử dụng để quản lý, theo dõi và kiểm soát quá trình cấp phát.
Người dân có thể tra cứu thông tin thửa đất qua mã QR trên Giấy chứng nhận, tăng minh bạch và thuận tiện giao dịch.
Ba yếu tố này có chức năng khác nhau nhưng bổ trợ lẫn nhau, góp phần tăng tính minh bạch, hạn chế nguy cơ làm giả và nâng cao hiệu quả quản lý. “Mã Giấy chứng nhận là công cụ để nhận diện và quản lý trong hệ thống thông tin đất đai. Nó không phải số seri, cũng không thay thế số seri,” đại diện cơ quan nhấn mạnh. Nếu số phát hành gắn với phôi giấy, thì mã Giấy chứng nhận lại gắn với dữ liệu điện tử, phục vụ tra cứu, đồng bộ và quản lý trong môi trường số.
Quy trình không đổi, cách vận hành thay đổi
Về cơ bản, quy trình cấp Giấy chứng nhận không có sự thay đổi lớn, vẫn bao gồm các bước quen thuộc như tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, thực hiện nghĩa vụ tài chính, ký cấp và trả kết quả. Tuy nhiên, cách thức vận hành đang có sự chuyển dịch đáng kể nhờ việc tăng cường kết nối với hệ thống dữ liệu số.
Việc liên thông dữ liệu giúp giảm yêu cầu người dân phải nộp lại các giấy tờ đã có trong hệ thống, đồng thời hỗ trợ cơ quan chức năng nâng cao hiệu quả đối soát thông tin giữa dữ liệu đất đai và dữ liệu dân cư. Đây cũng là nền tảng để đẩy mạnh kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan liên quan.
Đáng chú ý, từ ngày 01/7/2025, việc phân cấp thẩm quyền được triển khai, tạo điều kiện để người dân linh hoạt hơn trong việc lựa chọn nơi nộp hồ sơ, thay vì bị giới hạn như trước.
Dù vậy, cơ quan quản lý cũng lưu ý rằng mã Giấy chứng nhận chỉ mang tính nhận diện trong hệ thống, không phải là căn cứ làm phát sinh thêm bất kỳ thủ tục hành chính mới nào.
Không bắt buộc đổi Giấy chứng nhận vì có mã
Một trong những băn khoăn phổ biến của người dân hiện nay là liệu sự xuất hiện của “mã định danh” có đồng nghĩa với việc phải đổi Giấy chứng nhận cũ hay không. Câu trả lời được khẳng định là không bắt buộc.
Việc cấp đổi chỉ đặt ra trong một số trường hợp cụ thể như Giấy chứng nhận bị hư hỏng; người dân có nhu cầu chuyển sang mẫu mới; hoặc khi thông tin về thửa đất, tài sản gắn liền với đất có thay đổi cần được cập nhật.
Đại diện Văn phòng đăng ký đất đai nhấn mạnh, người dân không nên hiểu rằng cứ có mã là phải thực hiện đổi sổ, bởi điều này không chỉ gây tốn kém thời gian, chi phí mà còn có thể dẫn đến tình trạng quá tải không cần thiết tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
“Chốt chặn” nằm ở dữ liệu
Dù được kỳ vọng mang lại nhiều tiện ích, hiệu quả của mã Giấy chứng nhận trên thực tế phụ thuộc lớn vào chất lượng của hệ thống dữ liệu phía sau. Trong toàn bộ chuỗi vận hành, Văn phòng đăng ký đất đai giữ vai trò trung tâm khi là nơi tiếp nhận hồ sơ gốc, thực hiện cập nhật, chỉnh lý biến động và kết nối giữa hồ sơ giấy với dữ liệu số.
Nếu dữ liệu chưa được chuẩn hóa, thiếu đồng bộ hoặc cập nhật chậm, việc gắn mã dù hiện đại cũng khó tạo ra thay đổi mang tính thực chất. Khi đó, lợi ích của việc số hóa có thể bị hạn chế, thậm chí gây phát sinh thêm vướng mắc trong quá trình tra cứu và đối chiếu thông tin.
Thực tế này cho thấy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ, yêu cầu quan trọng hơn là phải bảo đảm chất lượng dữ liệu và yếu tố nền tảng quyết định hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
Minh bạch là mục tiêu, dữ liệu là nền tảng
Theo Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội, việc áp dụng mã Giấy chứng nhận mang lại nhiều lợi ích như tăng tính minh bạch, hỗ trợ tra cứu nhanh chóng, tạo thuận lợi cho các giao dịch chuyển nhượng, thế chấp và giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin.
Hệ thống định danh bất động sản giúp minh bạch hóa thông tin các thửa đất và giao dịch liên quan.
Tuy nhiên, để những lợi ích này được phát huy đầy đủ, cơ sở dữ liệu đất đai cần tiếp tục được hoàn thiện và cập nhật thường xuyên. Đây cũng là lý do khiến quá trình triển khai trên thực tế có thể chưa đồng đều giữa các địa phương.
Trong bối cảnh đó, người dân được khuyến nghị cần tiếp cận thông tin một cách thận trọng, tránh tâm lý “chạy theo” các thông tin chưa được kiểm chứng. Việc theo dõi các kênh chính thức như Cổng dịch vụ công hoặc cơ quan đăng ký đất đai, cùng với việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khi thực hiện thủ tục, sẽ giúp quá trình giải quyết diễn ra thuận lợi hơn.
Về phía cơ quan quản lý, nhiệm vụ trọng tâm vẫn là tiếp tục chuẩn hóa dữ liệu, tăng cường khả năng liên thông giữa các hệ thống và nâng cao năng lực vận hành tại Văn phòng đăng ký đất đai.
Để hệ thống định danh bất động sản vận hành hiệu quả và bền vững, cốt lõi không nằm ở công nghệ mà ở dữ liệu gốc. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, cập nhật đầy đủ và quản lý chặt chẽ, toàn bộ hệ thống mới có thể vận hành thông suốt, minh bạch và tạo nền tảng tin cậy cho thị trường.
Xem thêm: Định danh bất động sản- Bài 1: Bước tiến số hóa, minh bạch thị trường "chặn" đầu cơ trục lợi
