Liên quan đến đề nghị hướng dẫn việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của một số doanh nghiệp, cá nhân, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí (Bộ Tài chính) vừa có trả lời cụ thể như sau:
Cụ thể, theo điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) số 67/2025/QH15, trừ các khoản chi không được trừ theo quy định, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong đó có yêu cầu về hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025 của Chính phủ, doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được quy định là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán, có hướng dẫn riêng cho một số trường hợp đặc thù.
Theo điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025, các khoản chi tiền lương, tiền công đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế .
Về hiệu lực thi hành, Nghị định số 320/2025 có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và được áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN năm 2025. Riêng quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 được áp dụng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực, tức ngày 15/12/2025.
Căn cứ các quy định nêu trên, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí hướng dẫn, đối với khoản chi tiền lương, tiền công trả cho người lao động, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Nghị định số 320/2025 và không thuộc các khoản chi không được trừ, thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Tuy nhiên, kể từ ngày 15/12/2025, với các khoản chi tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Điều kiện tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN 2026
Lưu ý: Chi phí tiền lương thanh toán cho người lao động sẽ không được trừ nếu thuộc các trường hợp sau:
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể,..
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ không được trừ khi tính thuế TNDN.
- Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
- Các khoản lương, phụ cấp đến hạn nhưng chưa chi trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế năm.
