Năm mới, tăng năng suất gấp chục lần nhờ áp dụng bài việc đơn giản: Sếp sẽ ‘choáng’ vì sự chuyên nghiệp và khôn ngoan của bạn!

Vào sáng thứ Hai, Sarah Isenberg bắt đầu ngày làm việc của mình bằng cách đăng nhập vào một phiên Zoom lúc 9:30 sáng với một nhóm người lạ. Trong ba giờ tiếp theo, họ làm việc cùng nhau trong im lặng, cứ sau khoảng một giờ lại nghỉ giải lao để tập thể dục dãn cơ hoặc tập hít sâu hơi thở.

Chào mừng bạn đến với thế giới của "người giữ trẻ năng suất", "đối tác chịu trách nhiệm" và "bảo mẫu trì hoãn" - các dịch vụ trả phí để theo dõi bạn trong một khoảng thời gian nhất định nhằm giúp bạn hoàn thành công việc.

Isenberg là thành viên của Caveday đã được một tháng, một trong những dịch vụ như vậy. Trong số nhiều công cụ giúp cải thiện năng suất, nó cung cấp các phiên "cave" ('hang động") tập trung sâu, với giá từ 30 đến 40 đô la một tháng, bạn có thể đăng ký để xem qua danh sách việc cần làm của mình trong một đến ba giờ mỗi lần.

"Ở cấp độ cơ bản, 'người giữ trẻ năng suất' là người đóng vai trò của người nói, 'Hãy tiếp tục đi'," Jeremy Redleaf, người đồng sáng lập Caveday, nói với CNBC Make It.

Redleaf thích trải nghiệm "hang động" với lớp thể dục hoặc huấn luyện viên, nhưng thay vì rèn luyện cơ bắp, bạn rèn luyện sự tập trung của mình.

Isenberg, một huấn luyện viên sức khỏe tự làm chủ ở Boston, cho biết hầu như ngày nào cô cũng đăng ký tham gia một "hang động" kéo dài ba giờ mỗi ngày và hiện tại, đó là cách chính để cô hoàn thành công việc.

"Một thứ rất người lớn và trưởng thành"

Redleaf cho biết, bất chấp thuật ngữ nghe có vẻ trẻ con, chiến lược làm việc tập thể, không bị phân tâm này thực sự là một "điều rất người lớn và trưởng thành. Các thành viên của Caveday bao gồm cả những người đoạt giải Oscar và Emmy, các tác giả có sách bán chạy nhất và một số CEO", anh nói thêm.

Các nền tảng tương tự khác bao gồm Focusmate - kết hợp những người lạ với nhau thành "đối tác chịu trách nhiệm" cho các phiên làm việc chung ảo, trực tiếp - và Supporti, một ứng dụng cũng hầu như kết hợp bạn với "đối tác chịu trách nhiệm".

Dan Shipper, Giám đốc điều hành của nền tảng bản tin kinh doanh Every, sử dụng một trợ lý ảo để yêu cầu anh chịu trách nhiệm cho việc xử lý hộp thư email hỗn loạn và quá tải của mình, anh ấy nói trong một bài nói chuyện TED vào tháng 3. Cứ vào một giờ đầu tiền, nó sẽ gửi cho anh một tin nhắn hỏi anh có bao nhiêu email trong hộp thư đến của mình và vào cuối ngày, cũng sẽ hỏi một câu hỏi tương tự.

Shipper nói: "Tôi cảm thấy mình không cần người trông trẻ làm công việc của mình. Nhưng thì ra chỉ một sự tương tác nhỏ vài lần một tuần cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với tôi."

Tác giả sách bán chạy nhất kiêm chuyên gia về lãnh đạo Simon Sinek cũng thừa nhận đã thuê người theo dõi mình khi làm việc.

"Tôi có một người giữ trẻ - đó là chức danh của cô ấy, cô ấy là người trông trẻ của tôi - toàn bộ công việc của cô ấy chỉ là ngồi trong căn hộ của tôi và đảm bảo rằng tôi đang làm việc," Sinek nói trong chương trình "The Weekly with Charlie Pickering" của Úc trên kênh ABC vào năm 2017.

Các chiến lược miễn phí bạn có thể sử dụng thay thế

Không phải ai cũng muốn thuê một người lạ để quan sát họ làm việc. Redleaf, người thông thạo khoa học về năng suất, đưa ra một số chiến lược miễn phí mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng.

Thứ nhất: "Hãy tắt hết các thông báo," Redleaf nói. Năng suất có thể dễ dàng bị gián đoạn bởi tiếng ting ngẫu hứng của một tin nhắn văn bản hoặc thông báo tin tức. Sử dụng các tính năng "Không làm phiền" có thể giúp tránh những phiền nhiễu tự phát đó.

Tiếp theo, hãy để điện thoại của bạn ra khỏi tầm mắt: "Nghiên cứu cho thấy rằng việc để điện thoại trong tầm mắt, ngay cả khi đã tắt, có thể làm giảm chức năng nhận thức của bạn," Redleaf nói.

Cuối cùng, sử dụng timeboxing (hộp thời gian) để "đóng gói" thời gian cho từng nhiệm vụ công việc. Những người sử dụng phương pháp này bao gồm tác giả sách bán chạy nhất - cựu tu sĩ Jay Shetty, anh sử dụng chiến thuật này thay vì to-do lists.

"Hầu hết những người thành công và làm việc hiệu quả thậm chí còn không sử dụng to-do lists," Shetty nói trong một tập gần đây của podcast "On Purpose" của anh ấy. "Họ có các nhiệm vụ đã lên lịch."

Redleaf cho biết, nó cũng giúp bạn tránh việc ôm đồm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, vốn là một sự ngụy trang gây mất tập trung - vì việc chuyển đổi giữa một số nhiệm vụ có thể dẫn đến mất tập trung.

Các mẹo khác từ Redleaf bao gồm:

Chia thời gian ra theo phần, làm việc trong từ 45 đến 55 phút trong những khoảng thời gian trong ngày khi mà bạn làm việc hiệu quả nhất và từ 20 đến 35 phút vào những lúc bạn thường cảm thấy mệt mỏi hơn.

Ở cuối mỗi phần thời gian đó, hãy nghỉ giải lao từ 8 đến 10 phút và chọn một hoạt động tương phản với loại công việc bạn đang làm. Nếu công việc của bạn nhàm chán và tẻ nhạt, hãy giải một câu đố để kích hoạt lại bộ não của bạn. Nếu bạn dành tất cả ngày nhìn vào bảng tính, hãy đứng lên đi dạo.

Nếu bạn không phải là người có quyền kiểm soát lịch trình làm việc của mình, hãy tận dụng những khoảng thời gian trong ngày mà bạn có thể kiểm soát để đi dạo trước khi làm việc hoặc nhắm mắt lại và thực hành hơi thở chánh niệm tại bàn làm việc bất cứ khi nào có thể.

Theo CNBC

Ngọc Tú