Từ 1/7/2026, hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức được tích hợp và quản lý thông qua hệ thống định danh điện tử quốc gia VNeID. Đây là nội dung đáng chú ý tại Thông tư số 08 vừa được Bộ Nội vụ ban hành nhằm hướng dẫn thi hành Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử.
Theo quy định mới, mọi hợp đồng lao động điện tử sau khi được giao kết và gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất để quản lý dữ liệu trên toàn hệ thống. Mỗi ID chỉ được cấp một lần, không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt.
Thông tư nêu rõ, việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay hiệu lực pháp lý của hợp đồng giữa các bên. Các phụ lục và thông báo liên quan cũng sẽ được quản lý đồng bộ theo mã ID này.
Đáng chú ý, việc đăng ký và truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ thực hiện thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia VNeID. Người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân, trong khi doanh nghiệp và tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức để thực hiện các thủ tục liên quan.
Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký được tài khoản định danh tổ chức, có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập nền tảng để sử dụng tạm thời.
Theo Bộ Nội vụ, từ ngày 1/7/2026, tất cả hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết bắt buộc phải gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp ID. Hệ thống sẽ tự động xử lý và cấp mã trong vòng 24 giờ kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
Ngược lại, các hợp đồng không đáp ứng yêu cầu về xác thực danh tính, chữ ký số, dấu thời gian hoặc chứng thực thông điệp dữ liệu sẽ bị hệ thống từ chối và thông báo rõ lý do.
Thông tư cũng quy định cụ thể cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số. Trong đó:
- Ký tự “A” áp dụng với hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 1/7/2026 thông qua hệ thống eContract;
- Ký tự “B” áp dụng với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử;
- Ký tự “C” áp dụng với hợp đồng điện tử được giao kết trước ngày 1/7/2026.
Để bảo đảm an toàn dữ liệu, toàn bộ quá trình kết nối, khai thác và chia sẻ thông tin phải tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và lưu trữ dữ liệu. Mọi hoạt động truy cập hoặc xuất dữ liệu đều được ghi nhận, giám sát và có khả năng truy vết.
Một điểm đáng chú ý khác là dữ liệu hợp đồng lao động điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Trường hợp người lao động ký nhiều hợp đồng liên tiếp với cùng đơn vị, thời hạn lưu trữ sẽ được tính từ ngày kết thúc hợp đồng cuối cùng.
Vệc tích hợp hợp đồng lao động điện tử với VNeID được xem là bước tiến mới trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động, góp phần đồng bộ dữ liệu quản lý lao động trên phạm vi toàn quốc, đồng thời tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và người lao động trong quá trình giao kết, tra cứu và lưu trữ hợp đồng.
Huỳnh Duy
