Đi làm, ngoài việc hoàn thành tốt công việc được giao, mang lại giá trị cho công ty hay trở thành một nhân viên xuất sắc, cách giao tiếp và ứng xử nơi công sở cũng là điều được nhiều người quan tâm. Đặc biệt, trong mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, chỉ một câu trả lời đôi khi cũng có thể ảnh hưởng đến cách hai bên nhìn nhận và phối hợp với nhau trong công việc.
Không ít người, nhất là những người mới đi làm, từng dừng lại lâu hơn trước các video có tiêu đề như “Làm sao để được đồng nghiệp yêu mến”, “Cách trả lời khi bị sếp phê bình” hay thậm chí hỏi ChatGPT cách ứng xử khi cấp trên yêu cầu tăng ca dù đã đến giờ tan làm. Bởi trên thực tế, không phải lúc nào chúng ta cũng dễ dàng tìm được cách phản hồi vừa giữ được sự chuyên nghiệp, vừa bảo vệ được giới hạn của bản thân.
Trên Xiaohongshu (RedNote), một nữ nhân viên từng đặt ra tình huống: Nếu đã đến 5 giờ chiều, chuẩn bị tan làm thì sếp gọi vào phòng họp và yêu cầu ở lại tăng ca thêm 2 tiếng, phải trả lời thế nào mới được xem là có EQ cao?
Theo chia sẻ, buổi tối cô không có kế hoạch đặc biệt, thường chỉ về nhà, vệ sinh cá nhân rồi nấu ăn như mọi ngày. Vì vậy, việc ở lại công ty thêm 2 tiếng không hẳn là bất khả thi. Tuy nhiên, cô cũng không muốn vội vàng đồng ý và mặc nhiên làm theo mọi yêu cầu của cấp trên. Điều khiến nữ nhân viên băn khoăn là nếu lần nào được yêu cầu tăng ca cũng nhận lời ngay, liệu sếp có dần coi đó là điều hiển nhiên? Cô cũng muốn biết công việc có thực sự cấp bách, cần hoàn thành ngay trong tối hôm đó hay không, và vì sao lại được giao vào sát giờ tan làm.
Dù vậy, từ chối thẳng thừng cũng không phải lựa chọn dễ dàng. Nhiều người cũng có những băn khoăn tương tự.
Vậy trong tình huống này, làm thế nào để vừa thể hiện tinh thần hợp tác, vừa không khiến bản thân rơi vào thế bị động?
Chỉ 1 câu nói thể hiện EQ cao
Thay vì vội vàng đồng ý hoặc từ chối thẳng thừng, nhân viên có thể hỏi: “Anh cho em hỏi việc này có nhất thiết phải hoàn thành ngay tối nay không ạ, để em cân đối với những đầu việc đang phụ trách và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho hợp lý?”
Nghe qua, đây chỉ là một câu hỏi nhằm xác định thời hạn công việc. Nhưng điều đáng chú ý nằm ở cách người nói xử lý tình huống: không phản ứng theo cảm xúc, cũng không mặc nhiên nhận thêm việc, mà chủ động làm rõ mức độ cấp thiết để tìm cách sắp xếp phù hợp.
Điều đầu tiên câu hỏi này làm được là giúp nhân viên tránh suy diễn. Khi sếp yêu cầu tăng ca vào phút chót, chúng ta có thể lập tức nghĩ rằng cấp trên đang thiếu tôn trọng thời gian cá nhân, cố tình gây khó dễ hoặc mặc định nhân viên phải hy sinh buổi tối của mình. Nhưng cũng có khả năng công việc thực sự phát sinh vấn đề khẩn cấp, cần được xử lý ngay để tránh ảnh hưởng đến khách hàng hoặc tiến độ của cả nhóm.
Khi chưa có đủ thông tin, việc vội vàng phản đối hay miễn cưỡng đồng ý đều có thể khiến nhân viên bỏ qua những phương án hợp lý hơn. Hỏi rõ tính cấp thiết của công việc giúp cả hai bên có cơ sở để trao đổi thay vì để cảm xúc dẫn dắt cuộc trò chuyện.
Điểm thứ hai nằm ở cách nhân viên khéo léo nhắc đến những nhiệm vụ mình đang phụ trách. Cụm từ “để em cân đối với những đầu việc đang phụ trách” không mang ý trách móc rằng sếp giao việc quá muộn, cũng không trực tiếp tuyên bố rằng mình không muốn tăng ca. Thay vào đó, nó cho cấp trên biết rằng nhân viên vẫn có những công việc cần hoàn thành và việc bổ sung một nhiệm vụ mới đồng nghĩa với việc phải xem xét lại thứ tự ưu tiên.
Đây cũng là một cách phản hồi có tính “đáp trả” nhưng không đối đầu. Nhân viên không lập tức nhận lời chỉ vì người đưa ra yêu cầu là cấp trên, song cũng không phủ nhận trách nhiệm của mình. Họ đưa cuộc trao đổi trở lại vấn đề cốt lõi: Công việc nào thực sự cần được ưu tiên và phương án nào giúp đảm bảo tiến độ tốt nhất?
Và một câu hỏi có thể giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc
Nếu sếp xác nhận đây là công việc bắt buộc phải hoàn thành ngay trong tối hôm đó, nhân viên có thể tiếp tục trao đổi về khối lượng công việc, thời gian cần thiết và những nhiệm vụ nào cần lùi lại. Trong trường hợp có thể hỗ trợ, hai bên sẽ dễ thống nhất cách xử lý hơn thay vì để nhân viên tự xoay xở với tất cả đầu việc.
Ngược lại, nếu công việc có thể hoàn thành vào sáng hôm sau mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung, nhân viên có cơ sở để đề xuất phương án đó. Khi ấy, việc không ở lại tăng ca không đồng nghĩa với thiếu trách nhiệm, bởi điều quan trọng là kết quả công việc vẫn được đảm bảo.
Cách phản hồi này còn giúp hạn chế một vấn đề thường gặp ở môi trường công sở: Những yêu cầu phát sinh sát giờ tan làm dần trở thành điều mặc định. Nếu nhân viên luôn đồng ý mà không trao đổi về mức độ ưu tiên, cấp trên có thể không nhận ra khối lượng công việc thực tế hoặc những ảnh hưởng mà yêu cầu mới gây ra. Chủ động làm rõ ngay từ đầu giúp cả hai bên hiểu rõ kỳ vọng và tránh những bất đồng tích tụ về sau.
Tuy nhiên, cũng cần hiểu rằng EQ cao không đồng nghĩa với việc nhân viên luôn phải tìm cách nói sao cho sếp hài lòng. Trong trường hợp công việc thực sự khẩn cấp, nhân viên có thể linh hoạt hỗ trợ nếu điều kiện cho phép. Ngược lại, nếu đã có lịch cá nhân không thể thay đổi hoặc tình trạng tăng ca sát giờ diễn ra thường xuyên, họ vẫn có quyền trao đổi rõ ràng về giới hạn thời gian và phương án phân bổ công việc.
Một câu nói không thể quyết định toàn bộ EQ của một người. Điều đáng chú ý nằm ở cách họ xử lý tình huống: Bình tĩnh trước yêu cầu bất ngờ, không vội suy diễn ý định của người khác, biết trình bày nhu cầu của bản thân và chủ động tìm kiếm giải pháp thay vì chỉ phản ứng theo cảm xúc.
Suy cho cùng, ứng xử khéo léo nơi công sở không phải là luôn nói “vâng” để được lòng cấp trên, cũng không phải tìm cách từ chối mọi yêu cầu ngoài giờ. Đó là khả năng trao đổi thẳng thắn nhưng tôn trọng, hiểu rõ điều gì cần ưu tiên và biết bảo vệ giới hạn của mình mà vẫn có trách nhiệm với công việc chung.
Trần Hà.
