Trước áp lực chi phí công tác ngày càng gia tăng, Visa (NYSE: V) kêu gọi doanh nghiệp Việt Nam đổi mới phương thức quản lý tài chính, chuyển từ hậu kiểm sang chủ động kiểm soát chi tiêu ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Thông điệp này được đưa ra tại Diễn đàn về Giải pháp Quản lý Chi phí Công tác Doanh nghiệp với chủ đề “Tối ưu công tác phí – Vận hành hiệu quả hơn”, tổ chức tại TP.HCM. Sự kiện quy tụ các chuyên gia trong ngành nhằm thảo luận về giải pháp thanh toán, tích hợp dữ liệu và tối ưu quy trình quản lý, qua đó giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và nâng cao hiệu quả vận hành.
Theo Hiệp hội Du lịch Doanh nghiệp Toàn cầu (GBTA), tổng công tác phí trên thế giới dự kiến đạt 1,71 nghìn tỷ USD trong năm 2026, tăng 7,2%, trong khi số lượng chuyến đi chỉ tăng 1,3%. Con số này được dự báo vượt mốc 2 nghìn tỷ USD vào năm 2030.
Tại Việt Nam, công tác phí doanh nghiệp ước đạt 6 tỷ USD trong năm 2026, tăng 13,2%. Đây là mức tăng cao nhất Đông Nam Á và gần gấp đôi tốc độ trung bình toàn cầu. Riêng 5 ngành kinh tế lớn, trong đó có sản xuất máy tính, sản phẩm điện tử, quang học, cao su, nhựa và khoáng sản, chiếm 50,2% tổng công tác phí cả nước.
Tuy nhiên, ngân sách tăng nhanh cũng khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong giám sát và quản lý. Khảo sát của GBTA cho thấy 46% nhân viên đi công tác sử dụng thẻ cá nhân thay vì thẻ doanh nghiệp để hưởng ưu đãi tích điểm. Trong khi đó, 40% người được hỏi cho biết quy trình hoàn ứng mất quá nhiều thời gian, còn 27% phải chờ lâu mới nhận được thẻ doanh nghiệp sau khi được phê duyệt.
Những bất cập này khiến bộ phận tài chính thiếu dữ liệu đầy đủ để theo dõi chi tiêu, đồng thời tạo thêm gánh nặng thủ tục cho nhân viên. Các khoản thanh toán phân tán, quy trình báo cáo thủ công và khó khăn trong việc giám sát tuân thủ chính sách cũng làm giảm hiệu quả quản lý.
Chuyển từ hậu kiểm sang kiểm soát chủ động
Theo Visa, doanh nghiệp cần kết nối công cụ thanh toán, chính sách công tác và dữ liệu chi tiêu để kiểm soát ngân sách ngay từ trước khi giao dịch phát sinh, thay vì chỉ xử lý các khoản chi sau chuyến đi.
“Chi phí công tác đang cao hơn rất nhiều so với số lượng chuyến đi, đặt ra bài toán thay đổi cách tiếp cận đối với công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hậu kiểm chỉ cho biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu, chứ không thể thay đổi giao dịch đã hoàn tất. Việc kiểm soát cần được đưa về sát thời điểm ra quyết định và thanh toán để chính sách được áp dụng khi phát sinh chi phí”, ông Gareth Parrington, Trưởng bộ phận Giải pháp Doanh nghiệp, Visa khu vực Đông Nam Á, chia sẻ.
Để hỗ trợ doanh nghiệp, Visa giới thiệu hệ sinh thái giải pháp thanh toán thương mại gồm Thẻ doanh nghiệp Visa (Visa Corporate Card), Tài khoản công tác tập trung (Central Travel Account – CTA) và thẻ thanh toán ảo (Visa Virtual Cards). Các công cụ này phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau, từ thanh toán vé máy bay, vé tàu, dịch vụ du lịch đến chi tiêu của nhân viên trong các chuyến công tác.
Bên cạnh đó, Visa cung cấp các công cụ theo dõi chi tiêu Visa Spend Clarity, kiểm soát thanh toán Visa Payment Controls và quản lý tuân thủ Visa IntelliLink Compliance Management. Giải pháp dữ liệu có khả năng đối chiếu thông tin đặt chỗ với giao dịch, sau đó chuyển kết quả sang hệ thống báo cáo hoặc kế toán của doanh nghiệp.
Việc tích hợp các công cụ này giúp quy trình quản lý công tác phí xuyên suốt hơn. Trước chuyến đi, doanh nghiệp có thể cấp thẻ tự động ngay trong hệ thống đặt chỗ. Trong hành trình, các khoản thanh toán được thực hiện thông qua tài khoản thẻ phi vật lý, đồng thời vẫn nằm trong phạm vi kiểm soát. Sau chuyến đi, dữ liệu đặt chỗ, giao dịch và hóa đơn được hợp nhất, hỗ trợ tự động hóa đối soát và báo cáo.
Hướng tới quản lý công tác phí toàn diện
Theo Visa, việc kết nối thanh toán, chính sách và dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các khoản chi bất thường, quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn cải thiện trải nghiệm của nhân viên khi đi công tác.
Thay vì dành nhiều thời gian xử lý chứng từ và đối soát thủ công, bộ phận tài chính có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ quản trị chiến lược. Nhân viên cũng được hưởng lợi từ quy trình thanh toán minh bạch, thuận tiện và hạn chế các thủ tục hoàn ứng phức tạp.
Trong bối cảnh công tác phí tại Việt Nam tiếp tục tăng, Visa cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp, tổ chức tài chính và các đối tác để xây dựng hệ thống thanh toán thương mại kết nối, minh bạch và hiệu quả hơn.
Vô Danh
