Trong môi trường công sở, nói “không” với sếp chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Đặc biệt khi một nhiệm vụ mới xuất hiện vào cuối ngày, nhân viên thường phải cân nhắc giữa hai lựa chọn: Nhận thêm việc thì phải tăng ca, hoặc từ chối lại lo bị đánh giá là ích kỷ, khó hợp tác, không có tinh thần đồng đội.
Tuy nhiên, việc đồng ý với mọi yêu cầu sếp giao cũng không phải giải pháp lâu dài. Khi liên tục nhận thêm nhiệm vụ, bạn có thể không còn đủ thời gian cho những công việc quan trọng hơn, đồng thời dễ rơi vào tình trạng kiệt sức.
Melody Wilding - Chuyên gia tư vấn nghề nghiệp, tác giả cuốn sách “Managing Up: How to Get What You Need from the People in Charge”, cho rằng: Từ chối đúng cách có thể giúp nhân viên củng cố uy tín và xây dựng niềm tin với cấp trên. Theo cô, vấn đề không nằm ở việc nói “không”, mà là cách mỗi người đặt ra giới hạn trong công việc. Thay vì từ chối thẳng thừng hoặc luôn đồng ý, bạn thể biến cuộc trao đổi thành quá trình cùng nhau xác định thứ đang cần được ưu tiên.
1. Đừng nói “không” một cách cộc lốc
Khi sếp giao thêm một nhiệm vụ, thay vì lập tức nói “tôi không thể làm việc này”, nhân viên có thể hỏi công việc nào cần được lùi lại để dành thời gian cho nhiệm vụ mới.
Theo Melody Wilding, thời gian là nguồn lực hữu hạn. Khi thêm một việc vào danh sách, về cơ bản sẽ phải bớt thời gian dành cho một việc khác. Trong khi nhân viên thường nắm rõ toàn bộ khối lượng công việc mình đang đảm nhận, người quản lý có thể không nhận ra rằng những nhiệm vụ mới đang được dồn lên một lịch trình vốn đã kín.
Vì vậy, thay vì biến cuộc trò chuyện thành một lời từ chối, bạn có thể chỉ ra thực tếi: “Tôi hiểu việc X quan trọng, vậy em sẽ tạm thời giảm tiến độ việc Y để có thời gian xử lý. Anh/chị thấy phương án này ổn không?”. Hoặc bạn cũng có thể hỏi thẳng: “Để tập trung cho việc này, anh/chị muốn em lùi công việc nào sang tuần sau? Em đề xuất tạm dừng việc Z”.
Cách nói này giúp cấp trên nhìn thấy vấn đề về nguồn lực thay vì chỉ nghe một lời từ chối cộc lốc từ nhân viên. Đồng thời, nó cũng khiến cuộc trao đổi giống một quá trình giải quyết vấn đề chung hơn là tranh luận giữa “giao việc” và “không nhận việc”.
2. Nếu bắt buộc phải nhận, hãy “đồng ý có điều kiện”
Không phải lúc nào nhân viên cũng có thể từ chối khi cấp trên giao việc. Có những tình huống thực sự cấp bách, hoặc người giao việc là cấp trên mà nhân viên cần duy trì quan hệ tốt trong công việc.
Trong trường hợp đó, Melody Wilding khuyên bạn áp dụng đồng ý có điều kiện. Tức là bạn nhận việc lần này nhưng đồng thời nói rõ rằng đây là trường hợp ngoại lệ, không phải tiền lệ cho những lần sau.
Chẳng hạn, nhân viên có thể nói: “Em có thể hoàn thành việc này vào ngày mai, nhưng từ những lần sau em sẽ cần được báo trước ít nhất 12 giờ để đảm bảo chất lượng”. Hoặc: “Lần này em sẽ hỗ trợ vì công việc gấp, nhưng nếu tiếp tục phát sinh yêu cầu mới, chúng ta cần xem lại kế hoạch”.
Điểm quan trọng của cách này là nhân viên không biến việc hỗ trợ khẩn cấp thành một kỳ vọng lâu dài. Wilding cũng khuyên bạn nên tìm giải pháp ở cấp độ quy trình, chẳng hạn thiết lập thời hạn báo trước, điểm kiểm tra tiến độ hoặc quy định rõ hơn để những tình huống “nước đến chân mới nhảy” ít lặp lại.
Một lời “đồng ý” có điều kiện vì thế không đồng nghĩa với việc đầu hàng trước mọi yêu cầu. Nó cho phép nhân viên hỗ trợ đồng nghiệp hoặc cấp trên trong thời điểm cần thiết nhưng vẫn bảo vệ giới hạn của mình về lâu dài.
3. Đừng dùng những lý do cá nhân để ngụy biện cho lời từ chối
Ngoài ra, khi phải từ chối một yêu cầu gấp từ cấp trên, Wilding nhấn mạnh mọi người không nên giải thích quá dài dòng về những lý do cá nhân như lịch gia đình, việc riêng hay cảm giác quá tải. Thay vào đó, hãy liên hệ giới hạn của mình với lợi ích công việc mà người quản lý quan tâm, chẳng hạn chất lượng đầu ra, tiến độ hoặc hiệu quả của nhóm.
Ví dụ, thay vì nói “Tôi đang có quá nhiều việc”, nhân viên có thể giải thích rằng nếu tiếp tục nhận thêm nhiệm vụ, họ sẽ không thể dành đủ sự tập trung cho những khách hàng hoặc dự án quan trọng đang phụ trách. Cách trình bày này khiến lời từ chối trở thành một vấn đề về ưu tiên và chất lượng công việc, thay vì một lời phàn nàn về khối lượng nhiệm vụ.
Theo Wilding, thiết lập giới hạn không nhất thiết phải tạo ra sự đối đầu với cấp trên. Khi được thực hiện một cách rõ ràng và tôn trọng, việc nói “không” có thể giúp nhân viên thể hiện khả năng phán đoán, cũng như kỹ năng quản lý công việc. Những người biết giữ giới hạn một cách khéo léo cũng có thể xây dựng được quan hệ làm việc tốt hơn, thay vì đơn thuần trở thành người luôn sẵn sàng nhận thêm việc.
(Nguồn: CNBC)
Ngọc Linh
