Sáng 13/11, không ít nhân viên văn phòng tại Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một tình huống khó tin: mở máy tính nhưng không thể truy cập email, không thể gửi tài liệu hay trao đổi công việc như thường lệ. Outlook không hoạt động, các công cụ thuộc hệ sinh thái Microsoft 365 gặp sự cố. Thay vì tiếp tục xử lý mọi thứ trên màn hình, một số cơ quan phải quay về với điện thoại và máy fax.
Tình huống này nhanh chóng tạo ra một hình ảnh đối lập thú vị: Trong lúc một trong những tập đoàn công nghệ lớn nhất thế giới đang chật vật khôi phục hệ thống, những thiết bị liên lạc có tuổi đời hàng chục năm lại giúp một số tổ chức duy trì hoạt động.
Một sự cố, hàng loạt mắt xích công việc bị gián đoạn
Sự cố bắt đầu từ ngày 12/11, khi người dùng tại nhiều quốc gia liên tục báo cáo không thể truy cập Outlook. Tình trạng sau đó lan sang các dịch vụ khác trong hệ sinh thái Microsoft 365, bao gồm Teams và Copilot.
Theo Al Jazeera, sự cố ảnh hưởng tới người dùng tại 74 quốc gia và vùng lãnh thổ. Microsoft cho biết công ty mới chỉ đạt được tiến triển hạn chế trong nỗ lực khôi phục các dịch vụ quan trọng sau hơn 12 giờ gián đoạn. Đến ngày 13/11, hệ thống vẫn chưa trở lại trạng thái bình thường.
Điều đáng chú ý là sự cố không chỉ khiến nhân viên văn phòng gặp khó khăn khi gửi email hay tham gia cuộc họp trực tuyến. Nó còn tác động đến hoạt động của các cơ quan công quyền, doanh nghiệp, trường học và dịch vụ thiết yếu.
Tại Anh, một số cơ sở y tế thuộc hệ thống NHS gặp khó khăn khi truy cập email và các hệ thống công nghệ thông tin. Một số hiệu thuốc cũng phản ánh việc liên lạc với phòng khám bác sĩ đa khoa về đơn thuốc bị ảnh hưởng. Cảnh sát tại một số khu vực phải đề nghị người dân gọi điện thay vì sử dụng biểu mẫu trực tuyến để trình báo sự việc.
Ở Nhật Bản, công ty chuyển phát Sagawa Express cho biết một số dịch vụ đặt chỗ trực tuyến tại sân bay và nhà ga bị ảnh hưởng. Trong khi đó, hãng dược phẩm Taisho phải xử lý đơn hàng qua điện thoại.
Những tình huống này cho thấy email và các nền tảng cộng tác trực tuyến không còn đơn thuần là công cụ hỗ trợ. Chúng đã trở thành một phần của hạ tầng vận hành, kết nối nhiều bộ phận và quy trình vốn trước đây có thể hoạt động tương đối độc lập.
Trong số những hình ảnh đáng chú ý nhất sau sự cố là việc một số cơ quan tại Nhật Bản phải sử dụng lại phương thức liên lạc truyền thống.
Theo TBS News, khoảng 7.500 nhân viên tại chính quyền tỉnh Mie không thể truy cập Outlook và một số dịch vụ của Microsoft. Các hoạt động trao đổi công việc cũng như liên lạc với người dân phải chuyển sang điện thoại và fax.
Ảnh hưởng còn lan tới hệ thống thông tin chung của Chính phủ Nhật Bản. Phó Chánh Văn phòng Nội các Ozaki Masanao xác nhận nền tảng Government Solution Service (GSS) cũng gặp trục trặc. Tại Quốc hội Nhật Bản, hệ thống email bị ảnh hưởng, khiến một số tài liệu phải được gửi bằng fax.
Nghịch lý nằm ở chỗ Nhật Bản vốn là một trong những nền kinh tế phát triển hàng đầu thế giới, sở hữu nền công nghiệp robot, điện tử và công nghệ chính xác. Tuy nhiên, fax vẫn hiện diện trong một số hoạt động hành chính và kinh doanh tại quốc gia này.
Trong nhiều năm, máy fax trở thành biểu tượng cho sự chậm chuyển đổi số của Nhật Bản. Chính phủ nước này từng nhiều lần thúc đẩy cải cách hành chính, giảm giấy tờ và thay thế những quy trình phụ thuộc vào con dấu, văn bản vật lý.
Dù vậy, sự tồn tại của fax không chỉ xuất phát từ thói quen. Trong một số lĩnh vực, thiết bị này vẫn được duy trì bởi quy trình xử lý hồ sơ, cách thức giao dịch và yêu cầu vận hành đã hình thành qua nhiều thập kỷ.
Sự cố Microsoft lần này khiến một phương thức tưởng như lỗi thời bất ngờ có thêm vai trò. Khi email không thể gửi đi, một chiếc máy fax vẫn có thể truyền tài liệu qua đường dây điện thoại; khi hệ thống trực tuyến gặp vấn đề, một cuộc gọi trực tiếp vẫn giúp con người trao đổi và xác nhận thông tin.
Điều đó không có nghĩa fax hiệu quả hay tiện lợi hơn công nghệ hiện đại. Nhưng trong một tình huống cụ thể, nó có thể trở thành phương án thay thế mà tổ chức vẫn còn khả năng sử dụng.
Thế giới càng số hóa, rủi ro phụ thuộc càng lớn
Điều đáng suy ngẫm nhất từ sự cố lần này không nằm ở việc một chiếc máy fax có thể hoạt động khi Outlook ngừng truy cập. Vấn đề nằm ở mức độ phụ thuộc của các tổ chức hiện đại vào một hệ sinh thái công nghệ.
Trước đây, một nhân viên có thể lưu tài liệu trên máy tính cá nhân, trao đổi qua điện thoại bàn hoặc gửi văn bản bằng nhiều phương thức khác nhau. Ngày nay, một quy trình công việc có thể đồng thời phụ thuộc vào email, lưu trữ đám mây, phần mềm quản lý dự án, nền tảng họp trực tuyến và hệ thống xác thực tài khoản.
Những công cụ này giúp công việc nhanh hơn, linh hoạt hơn và giảm đáng kể chi phí vận hành. Nhân viên có thể làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu trong vài giây và phối hợp với đồng nghiệp ở nhiều quốc gia. Tuy nhiên, khi các dịch vụ cùng phụ thuộc vào một hạ tầng chung, một sự cố tại mắt xích quan trọng có thể tạo ra hiệu ứng dây chuyền.
Đây chính là mặt trái của sự tiện lợi mà điện toán đám mây mang lại.
Thay vì tự vận hành toàn bộ máy chủ và hệ thống phần mềm, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê dịch vụ từ những nhà cung cấp lớn. Mô hình này giúp tiết kiệm nguồn lực, dễ mở rộng và cập nhật công nghệ. Nhưng đổi lại, doanh nghiệp phải chấp nhận một mức độ phụ thuộc nhất định vào năng lực vận hành, khả năng khôi phục và độ ổn định của nhà cung cấp.
Sự cố Microsoft cũng gợi nhớ đến sự kiện CrowdStrike tháng 7/2024, khi một bản cập nhật phần mềm bảo mật lỗi khiến hàng triệu thiết bị Windows trên toàn thế giới gặp sự cố. Hàng không, ngân hàng, bệnh viện và nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng gián đoạn. Hai sự kiện có nguyên nhân kỹ thuật khác nhau, nhưng cùng phơi bày một điểm yếu: Hạ tầng số càng kết nối sâu rộng, tác động của một lỗi đơn lẻ càng có thể lan xa.
Vì vậy, câu hỏi không còn đơn giản là làm thế nào để tránh mọi sự cố công nghệ. Với những hệ thống phức tạp và quy mô toàn cầu, không có hạ tầng nào có thể bảo đảm hoạt động liên tục tuyệt đối. Điều quan trọng hơn là tổ chức có thể duy trì những hoạt động thiết yếu đến đâu khi một dịch vụ quan trọng ngừng vận hành.
Sẽ là một bước lùi nếu từ sự cố này đi đến kết luận rằng doanh nghiệp nên từ bỏ công nghệ đám mây để quay về với giấy tờ, máy fax hay điện thoại bàn.
Công nghệ cũ không thể thay thế quy mô, tốc độ và khả năng phối hợp mà các nền tảng hiện đại mang lại. Một chiếc máy fax không thể xử lý hàng nghìn giao dịch cùng lúc, đồng bộ dữ liệu giữa nhiều quốc gia hay hỗ trợ đội ngũ làm việc từ xa như các hệ thống trực tuyến.
Nhưng điều mà máy fax và điện thoại nhắc chúng ta là: một phương án dự phòng không nhất thiết phải hiện đại bằng hệ thống chính. Nó chỉ cần đủ độc lập để vẫn hoạt động khi hệ thống chính gặp trục trặc.
Với doanh nghiệp, điều này có thể bắt đầu từ những việc rất cơ bản: duy trì kênh liên lạc thay thế không phụ thuộc cùng một nhà cung cấp; lưu trữ bản sao ngoại tuyến của những tài liệu quan trọng; xây dựng quy trình xử lý thủ công cho các nghiệp vụ thiết yếu; và thường xuyên diễn tập tình huống mất kết nối, thay vì chỉ có một bản kế hoạch dự phòng nằm trên giấy.
Trong cuộc đua chuyển đổi số, thành công thường được đo bằng số quy trình được tự động hóa, lượng giấy tờ được cắt giảm hay tốc độ xử lý công việc. Nhưng sự cố Microsoft cho thấy còn một thước đo khác ít được chú ý hơn: Khả năng tiếp tục vận hành khi công nghệ không còn ở đó.
Có lẽ, hình ảnh máy fax hoạt động trở lại giữa một ngày hệ thống Microsoft tê liệt không đơn thuần là một khoảnh khắc hoài cổ. Nó là lời nhắc rằng tiến bộ công nghệ không chỉ nằm ở việc xây dựng những hệ thống ngày càng hiện đại, mà còn ở khả năng bảo đảm mọi thứ không sụp đổ khi một hệ thống ngừng hoạt động.
Tổng hợp
Minh Ngọc
