Một chứng nhận thay cho nhiều khâu xác nhận
Trước đây, tấm bằng đại học của Việt Nam khi được sử dụng tại nước ngoài có thể phải trải qua nhiều bước xác nhận. Người sở hữu giấy tờ thường phải thực hiện chứng nhận 2 đầu ở trong nước, rồi tiếp tục làm thủ tục hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện của quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.
Nguyên nhân là các quốc gia chưa mặc nhiên công nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của nước khác cấp.
Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, thường được gọi là Công ước Apostille, đưa ra cơ chế đơn giản hơn. Theo đó, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước chỉ cần được cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập cấp một chứng nhận Apostille. Sau đó, giấy tờ có thể được sử dụng tại các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước vào tháng 12/2025. Theo cơ chế của Công ước, mỗi thành viên mới có thời gian 6 tháng để các quốc gia thành viên khác đưa ra ý kiến. Thời hạn này của Việt Nam kết thúc vào tháng 7/2026 với sự chấp thuận của tuyệt đại đa số thành viên, trong đó có nhiều quốc gia có lượng giấy tờ qua lại lớn với Việt Nam như Hàn Quốc, Nhật Bản, Hoa Kỳ và Trung Quốc.
Mẫu chứng nhận Apostille của Việt Nam được triển khai từ ngày 11/9/2026 (Ảnh: Cổng Thông tin điện tử Bộ Ngoại giao)
Bớt một thủ tục, nhiều nhóm người được hưởng lợi
Việc Công ước được áp dụng giúp cắt giảm một khâu trong quy trình hợp pháp hóa giấy tờ. Theo đó, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không còn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với những giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước do các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam cấp.
Điều này đồng nghĩa người dân có thể giảm thời gian, chi phí và số lần phải thực hiện thủ tục hành chính khi sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và các nước thành viên.
Theo số liệu ước tính, mỗi năm có gần 700.000 lượt giấy tờ công qua lại giữa Việt Nam và nước ngoài. Những nhóm thường xuyên sử dụng loại giấy tờ này như du học sinh, người lao động, người Việt Nam ở nước ngoài hoặc người kết hôn có yếu tố nước ngoài có thể hưởng lợi trực tiếp từ cơ chế mới.
Với doanh nghiệp, việc giảm bớt các bước xác nhận giấy tờ cũng có thể rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ, qua đó hỗ trợ quá trình triển khai dự án và thực hiện hợp đồng có yếu tố nước ngoài. Điểm đáng chú ý là một quốc gia không thể tự mình quyết định miễn toàn bộ thủ tục ở phía bên kia. Việc Việt Nam thay đổi quy trình trong nước không đồng nghĩa giấy tờ của Việt Nam mặc nhiên được miễn thủ tục tương ứng tại nước khác. Cơ sở để hai bên thực hiện đồng bộ chính là cam kết quốc tế thông qua Công ước.
Cơ chế này cũng phù hợp với yêu cầu đưa các cam kết quốc tế vào pháp luật và thực tiễn trong nước, trong đó có định hướng được nêu tại Nghị quyết số 59-NQ/TW của Bộ Chính trị về hội nhập quốc tế trong tình hình mới.
Không lập thêm tổ chức, không tăng biên chế
Để chuẩn bị cho việc thực hiện Công ước, tháng 12/2025, Chính phủ đồng ý việc Việt Nam gia nhập Công ước tại Nghị quyết số 407/NQ-CP và Việt Nam nộp văn kiện gia nhập ngay trong tháng. Các quy định hướng dẫn thi hành cũng được xây dựng để có hiệu lực cùng thời điểm Công ước có hiệu lực tại Việt Nam, nhằm tránh khoảng trống giữa cam kết quốc tế và quy định trong nước.
Hệ thống Apostille của Việt Nam được triển khai trên nền tảng dữ liệu chữ ký và con dấu đã được quản lý từ trước. Theo thông tin từ Bộ Ngoại giao, cơ sở dữ liệu hiện có hơn 200.000 mẫu chữ ký và hơn 118.000 con dấu. Việc triển khai cơ chế mới không làm phát sinh tổ chức hay biên chế mới.
Ngày 10/9, Bộ Ngoại giao tổ chức hội nghị phổ biến việc thực hiện Công ước với hơn 450 đại biểu đến từ các bộ, ngành, địa phương, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các đơn vị liên quan. Tính đến ngày 15/9/2026, Cơ quan cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam đã tiếp nhận 620 hồ sơ và cấp 4.517 chứng nhận Apostille.
Trong thời gian tới, Việt Nam dự kiến tiếp tục triển khai chứng nhận Apostille điện tử và phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận cho địa phương. Những thay đổi này được kỳ vọng tiếp tục rút ngắn quy trình xử lý, giảm chi phí và tạo thuận lợi hơn cho người dân, doanh nghiệp cũng như cơ quan nhà nước khi sử dụng giấy tờ công ở nước ngoài.
Với việc tham gia Công ước Apostille, một thủ tục vốn liên quan đến nhiều cơ quan và nhiều bước xác nhận nay được chuyển sang cơ chế đơn giản hơn giữa các quốc gia thành viên. Đây là một thay đổi trực tiếp trong quy trình xử lý giấy tờ công, gắn với quá trình thực hiện các cam kết hội nhập quốc tế của Việt Nam.
APOSTILLE LÀ GÌ?
Công ước Apostille được áp dụng giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam từ ngày 11/9/2026.
Tại Việt Nam, Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là các cơ quan cấp chứng nhận Apostille.
Tra cứu thông tin: https://www.hcch.net/ → chọn “English” → Instruments → 1961 Apostille Convention
Theo: Cổng Thông tin điện tử Bộ Ngoại giao
Hân Ly
